Mail Umleitungen und die Probleme / SPF und Co

Problem bei der Weiterleitung an externe Emailadressen:

• SPF (wird immer mehr eingesetzt von den großen Mailanbietern) beim Empfänger z.B. GMail, Microsoft oder GMX funktioniert nicht mehr.
• Unsere Mailserver leitet die Mail weiter. Erhalten Sie Spam an Ihre adresse@ihredomain.de und leiten Sie diese an eine Externe Mailadresse wie GMail weiter, sieht es dort so aus als würde unser Server den Spam verschicken.
• Durch neue Richtlinien sind Mailumleitungen/Weiterleitungen deshalb sehr unzuverlässig und werden oft geblockt und als Spam deklariert

Erklärung:

Falls Sie Ihre E-Mails an eine externe Adresse (z. B. ein Konto bei Google oder Microsoft) weiterleiten, kann es vorkommen, dass einige Nachrichten nicht ankommen. In solchen Fällen erhalten die Absender oft Fehlermeldungen oder die E-Mail wird als unzustellbar zurückgesendet.

Ursachen

Der empfangende Mailserver, an den die E-Mail weitergeleitet wird, lehnt die weitergeleitete Nachricht oft aufgrund strenger SPF-Richtlinien des Absenders ab. Das Sender Policy Framework (SPF) stellt sicher, dass E-Mails nur von autorisierten Servern gesendet werden. Mehr dazu: SPF bei Wikipedia.

Beispiel:

Firma A sendet eine E-Mail an Kunde B.
Kunde B (Sie) hat sein Postfach so eingestellt, dass E-Mails automatisch an Microsoft weitergeleitet werden.
Firma A hat eine strikte SPF-Policy (oder garkeine), die den Versand nur über die eigenen Server erlaubt.
Wird die E-Mail nun weitergeleitet, erkennt der Spam-Filter von Microsoft, dass der Mailserver, der die Weiterleitung übernimmt (also unserer), nicht autorisiert ist und lehnt die Nachricht ab.

Hintergrund

Bei der Weiterleitung bleibt die ursprüngliche Absenderadresse unverändert, was SPF-Regelungen oft nicht berücksichtigen. Ähnlich problematisch ist dies bei Mailinglisten, und deshalb ist SPF unter Experten seit langem umstritten.

Zusammenspiel mehrerer Faktoren

Dieses Problem wird durch folgende Faktoren verstärkt:

• Strikte SPF-Einstellungen der Absender-Domains.
• Zusätzlicher E-Mail-Verkehr durch Weiterleitungen, bei denen Benutzer möglicherweise auch Spam weiterleiten.
• Überstrenge Anti-Spam-Filter des Ziel-Postfachs, die oft als „verbesserte Spam-Erkennung“ vermarktet werden.

Diese Konstellation führt zu unerwarteten Fehlern, da die eingesetzten Systeme nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Technisch betrachtet ist die Fehlermeldung, mit der die Weiterleitung abgelehnt wird, folgerichtig.

Lösung:

• Nutzen Sie ein lokales Postfach bei uns. Dieses Postfach können Sie per POP3 (IMAP ist eher ungünstig, da die Mails dann bei uns in Ihrem Postfach verbleiben und so das Postfach irgendwann voll ist), abfragen. Viele Mailanbieter wie GMX bieten diese Option des POP3-Abrufes. So bekommen Sie die Emails aus dem lokalen Postfach bei uns, z.B. in Ihre GMX Adresse.
• Oder stellen Sie den Mailserver (MX-Record) für Ihre Domain direkt um, auf einen externen Anbieter wie Microsoft.

Mailweiterleitungen werden in Zukunft immer problematischer. Es kann dann nicht sichergestellt werden, dass Sie Ihre Emails auch erhalten.
Wir können dafür leider nichts und wir können das auch nicht Ändern, denn das Problem liegt nicht an uns, wie oben ausführlich beschrieben.
Weiterleitungen sind somit "BROKEN", gerade wenn diese an Maildienste/Freemailer wie GMAIL,GMX,Web und Co erfolgen.